طرق تنظيم الوقت

طرق تنظيم الوقت، كثير منا يهدر وقته بلا جدوى وبلا أي فائدة محققة أبداً، إذ أن إهمال الوقت وتأجيل المهام على الدوام بسبب الكسل وعدم الرغبة في عمل أي إنجاز سيذهب كل الوقت سداً، لذا سنتحدث اليوم على أفضل طرق تنظيم الوقت، والتي سيستطيع الشخص من خلالها الحصول على أوقات مقسمة بشكل صحيح.

مفهوم الوقت وتعريفه

تم تعريف الوقت منذ زمن بعيد من قبل الفلاسفة، ويعرف على أنه فترة يمكن قياسها وتحديدها بالفعل، وهو سلسلة متصلة من الأبعاد الزمانية التي يمكن قياسها من خلال الطرق الرياضية والعلمية، والتعريف العلمي للوقت هو مقياس تطور الأحداث الزمنية من الماضي إلى المستقبل بدون العودة إلى الوراء أبداً، وتتم مناقشة مفهوم الوقت حسب مستويات فلسفية، مادية، علمية، بيولوجية ومادية، بالرغم من أن الوقت شيء غير ملموس وغير محسوس إلا أنه شيء موجود ويمكن قياسه.

ويعتبر الوقت من الأمور المهمة التي وجدت في حياتنا، إذ إنه يساعد الإنسان على فهم التسلسل الزمني وزيادة القدرة على الفصل بين الأحداث التي يمر فيها ويعيشها، فمثلاً جميعنا نميز الأحداث التي حصلت معنا في الماضي وتلك الموجودة في الحاضر مع إمكانية التنبؤ بالأحداث المستقبلية، وبالتالي فإن الوقت عبارة عن شيء مستقل بذاته لا علاقة له بأي أحداث أو أمور تحدث.

كيفية تنظيم الوقت

لتنظيم الوقت الكثير من الفوائد التي تعود بالمنفعة على الفرد، وأهمها:

• إنجاز الأهداف المطلوبة خلال فترة زمنية أقل.
• تحقيق التوازن في أمور الحياة كافة، فيكون هناك وقت للعمل ووقت للأمور الشخصية.
• الحصول على وقت كافٍ لممارسة الأنشطة التي يحبها الشخص.
• الوصول إلى الأهداف المطلوبة بكل سهولة ويسر.
• تعزيز الشعور بالثقة بالنفس بسبب الشعور بالإنجاز والارتياح.
• إنجاز جميع المهمات في وقتها المحدد بدون أي تأجيل أو تأخير.

يتطلب تنظيم الوقت القليل من الخطوات البسيطة التي تترك أثراً فعالاً على المدى البعيد عند التقيد بها واتباعها دائماً، تكمن هذه الخطوات فيما يلي:

تحديد الأهداف 

كما تقول المقولة القديمة المشهورة "الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك"، وهذا دليل على أهمية تنظيم الوقت وتقسيمه بالشكل المثالي، لذا أول أمر يجب القيام به لتنظيم الوقت هو تحديد الأهداف التي يرغب الشخص في تحقيقها، وما هي الطرق التي يجب عليه اتباعها حتى يصل إلى الأهداف التي يريدها، كما يجب أن يفكر في النشاطات التي ستشجعه على استغلال وقته، مع ضرورة متابعة الأهداف والتي يجب أن تكون ضمن فترة زمنية محددة.

وحتى يتم تحديد الأهداف بالشكل المثالي، يمكن اتباع النصائح الآتية:

يجب تحديد الأمور المشجعة التي تحفز الشخص ويثير شغفه ليخصص جزءاً من وقته له

مثل التفكير في الإنجازات الدراسية، الحصول على المزيد من المال، الرغبة في الحصول على ترقية في الوظيفة، التفكير في الزواج، والتفكير في إيجاد حل للمشاكل التي يعاني منها الشخص نفسه حتى ترتقي حياته إلى الأفضل.

ترتيب الأهداف الموضوعة بحسب أهميتها وأولويتها

مثلاً إذا كان الشخص طالباً يجب أن يركز على دراسته وعلى الطريقة التي يمكنه من خلالها تحصيل المال لدفع الأقساط الجامعية، أما إذا كان عاملاً فيجب أن يفكر في كيفية إنجاز جميع المهام المطلوبة منه ليحصل على الترقية المهنية، أما إذا كان في سن الزواج فيجب أن يفكر في طريقة جمع المال الكافي حتى يستقر، وبالتالي يكون الشخص قد رتب أهدافه التي يطمح إليها بالشكل الصحيح مع إعطاء كل هدف الوقت الكافي لتحقيقه بدون التعدي على الأهداف الأخرى. الالتزام بتحقيق الأهداف الموضوعة بدون تأجيل ولا كسل، وهذا الأمر يزيد فرص نجاح الأهداف وتحقيقها بفاعلية.

وضع الأهداف بذكاء 

من المهم أن تكون الأهداف الموضوعة موضوعة بذكاء، حتى يتم تحقيقها بفاعلية أكبر، ومن أفضل الطرق التي يمكن اتباعها لوضع الأهداف بذكاء ما يلي:

• يجب أن تكون الأهداف الموضوعة محددة لشيء معين واحد وليست عامة أو غير واضحة، فإذا كانت الأهداف عامة وغير واضحة سيؤثر ذلك على طريقة تنفيذها وفاعليتها، فمثلاً عند التفكير في تخفيف الوزن الهدف الخاطئ في هذه الحالة: أريد تخفيض وزني لأصبح رشيقاً، أما الهدف الصحيح: أريد تخفيض ما يعادل 2 كيلو جرام في الأسبوع ليصبح وزني بعد شهرين 55 كيلو جراماً.
• قابلية الأهداف للقياس، والمقصود بها هو القدرة على تحديد هل تم تحقيق الهدف المطلوب أم لا وما هي نسبة نجاحه، ومثلاً كما ذكرنا في المثال السابق عند الرغبة في تخفيض الوزن، يجب تحديد الوزن الذي يرغب الشخص في الوصول له، وذلك حتى يستطيع الشخص قياس الوزن الذي حصل عليه وقياس حجم الإنجاز الذي قام به.
• إمكانية تحقيق الهدف، إذ يجب أن يتم وضع الهدف بما يتناسب مع قدرات الشخص وطاقاته، فمثلاً في حال لم يقم الشخص بتناول الطعام الصحي الكامل طوال فترة حياته، فلا يجوز أن يضع نظاماً غذائياً يتضمن فقط تناول الخضروات والفواكه طوال اليوم، لأنه لن يستمر عليه مطلقاً ولن يصل إلى الهدف الذي قام بوضعه مطلقاً.
• ربط الهدف الموضوع بمدة زمنية محددة، فعند ربط الخطة المطلوب تحقيقها بمدة زمنية محددة والالتزام بها بدون تأجيل، سيساعد على الوصول إلى الهدف خلال وقت قصير، وسيتمكن الشخص من الحصول على وقت فراغ كبير ليقوم بما يحلو له.

كتابة الأهداف 

الإنسان معرض للنسيان، لذا يجب كتابة الأهداف المراد تحقيقها على قطعة من الورق وتعليقها على مكان يراه باستمرار كالثلاجة أو المرآة أو حتى التلفاز مثلاً.

وضع خطوات عملية

عندما يكون الهدف كبيراً، يجب تقسيمه إلى خطوات صغيرة، وتحديد طريقة تنفيذ كل خطوة، وبالتالي سيتم إنجاز الهدف بلا كسل.

الالتزام بالتنفيذ

يجب الالتزام بتنفيذ الأهداف الموضوعة، ولأن الأهداف نشاط دائم لا يتوقف، يجب وضع خطة متابعة لكل هدف لضمان الالتزام بتحقيقها جميع الأهداف المطلوبة بدون كلل أو كسل.

ترتيب الأهداف حسب أولوياتها

• ويتم الأخذ بعين الاعتبار العديد من الأولويات بحسب ترتيب الأهداف، والتي تشمل ما يلي:
• هدف غير مهم وغير عاجل: ولا يعتبر هذا الهدف من الأهداف المهمة، وبالتالي يمكن تأجيله لبعض الوقت.
• هدف غير مهم: ويعتبر هذا الهدف من الأهداف التي يمكن منح الآخرين مهمة القيام بها.
• هدف غير مستعجل: وهو الهدف الذي لا يعتبر تنفيذه مهماً للغاية، ويمكن إنجازه في أي وقت.
• هدف مستعجل: وهو الهدف الذي يجب تنفيذه على وجه السرعة.

ترتيب الخطط مسبقاً

وتعتبر هذه الخطوة من أهم خطوات تنظيم الوقت وإدارته، إذ إنه بدلاً من إضاعة الوقت للتفكير في المهمات التي يجب إنجازها في اليوم، يمكن عمل ترتيب زمني للمهام من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية، وبالتالي سيكون الوقت متاحاً لإنجازها واحدة تلو الأخرى.

الانتباه قدر الإمكان

هناك الكثير من الأمور التي تشتت الشخص أثناء قيامه بمهامه، مثلاً التحدث مع الأشخاص أو تصفح مواقع التواصل الاجتماعي أكثر من مرة، مما يتسبب في هدر الوقت الموضوع لتنفيذ الخطة، لذا من الأفضل الجلوس وحيداً أثناء القيام بأي مهمة، مع مراعاة إغلاق الهاتف وتركه بعيداً عن المكان، مع مراعاة تخصيص وقت معين لاستخدام مواقع التواصل الاجتماعي.

نصائح عامة لتنظيم الوقت

هناك بعض الأمور البسيطة التي يمكن اتباعها من أجل تنظيم الوقت بالطريقة المثالية، وهي:

• كتابة المهام المطلوب إنجازها خلال فترة زمنية محددة، ويجب أن يتم ترتيبها حسب أولويات تحقيقها، وذلك سيساعد على تذكر إنجاز جميع المهمات المطلوبة بدون نسيان، ويفضل بعد الانتهاء القيام بشطب المهمة لتعزيز الشعور بالإنجاز.
• تحديد الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة، إذ إن تراكم المهام بدون إنجاز سيشعر الشخص بالإحباط والقلق والتوتر، لذا عند تعيين وقت محدد لإنجاز كل مهمة ستتاح الفرصة لإنجاز كل مهمة والبدء بالمهمة الثانية حتى الانتهاء من جميع المهام.
• من الضروري جداً تقسيم المهام كل واحدة على حدى، فمثلاً تقسيم الأعمال التي تخص الدراسة على عدة أيام في الأسبوع، بحيث يتم إنجاز مهمة واحدة أو أكثر في اليوم مع إمكانية القيام بأعمال أخرى شخصية، وبالتالي سيتم التخلص من كل المهام المطلوبة خلال الوقت المحدد بدون أي ضغط.
• يجب اختيار الوقت الأنسب حسب كل شخص ليقوم بإنجاز المهمات المترتبة عليه بفاعلية، فمثلاً هناك أشخاص يكون أداؤهم عالياً جداً خلال فترة الصباح وآخرين يكون أعلى في المساء.
• تقديم المكافأة من الشخص لذاته، فمثلاً عند القيام بإنجاز المهمات المطلوبة خلال فترة زمنية جيدة، يمكن أن يقوم الشخص بمكافأة نفسه بأخذ قسط من الراحة، وبالتالي سيتمكن من استعادة نشاطه وحيويته ليكمل بقية أنشطته بكل فاعلية.
• كما ذكرنا سابقاً، يجب كتابة المهام المراد تحقيقها على ورقة، ويجب أيضاً إلقاء نظرة على قائمة المهام بعد القيام بكل مهمة، حتى يتم حذف المهمات المنجزة، وإعادة ترتيب المهمات المكتوبة حسب الأولويات التي قد يظهر عليها تأخيراً مفاجئاً.
• محاولة الاستمتاع بالوقت بعد الانتهاء من إنجاز كل المهام، فمثلاً يمكن قبل النوم مشاهدة حلقة من مسلسل قد فاتت أثناء إنجاز المهمات، أو قراءة أحد الكتب والروايات، أو حتى التحدث عبر الهاتف مع الآخرين سواء مكالمة أو عبر الرسائل القصيرة وتطبيقات التواصل الاجتماعي، وبالتالي سيرفه الشخص عن نفسه قليلاً.
• الحصول على قسط كافٍ من الراحة من الأمور المهمة التي يجب التأكد منها لتنظيم الوقت بالطريقة المثالية، إذ إن العمل الشاق الذي يقوم به الشخص خلال اليوم يجعل جسده متعباً ومرهقاً وبحاجة إلى الراحة والنوم، وعند حصول الجسم على قسط النوم الكافي فسيكون أكثر نشاطاً وحيوية في صباح اليوم التالي، لذا ننصح بالنوم ما لا يقل عن 7 أو 8 ساعات في اليوم.
• في حال كانت المهام الموكلة للشخص كثيرة ومتعبة، فلا بأس من أن يقوم بالاستعانة بالأشخاص الآخرين حتى يساعدوه في إنجاز بعض من هذه المهام، عدا عن ذلك يمكن أن يقوم الشخص المساعد الآخر بإنجاز المهمة بشكل أفضل وأكثر كفاءة من الشخص صاحب المهمة ذات نفسه، وفي هذه الأثناء يجب أن يقوم الشخص بإكمال المهمات الأخرى الموكلة له حتى يتمكن من استغلال الوقت بدون إضاعة.
• والنصيحة الأخيرة والأهم على الإطلاق التي لا يجب التغاضي عنها مطلقاً، هي القيام بإنجاز المهام كل يوم بيومه بدون تراكم مطلقاً، وإلا ستتراكم المهمات عن الحد المسموح، وسيصبح الشخص غير قادر على إنجازها جميعها مطلقاً.
• وبهذا نكون قد شملنا طرق تنظيم الوقت كاملةً التي ستساعد أي شخص في إنجاز جميع المهام التي يجب عليه القيام بها، ليس ذلك وحسب، بل إنه سيحصل على مزيد من الوقت ليقوم بكل أموره الشخصية التي يحتاجها بدون أي ضغوطات وتعب.

تنظيم الوقت للدراسة

لتنظيم الوقت للدراسة عليك باتباع ما يلي:

اكتب قائمة المهام

تعمل قائمة المهام كتذكير بالمهام الهامة التي تحتاج إلى تحديد أولوياتها. تعامل مع أهم المهام أولاً. يجب أن تنشر القائمة في مكان بارز يسهل الوصول إليه مثل لوحة الإعلانات أو الثلاجة أو التقويم أو المرآة أو على جهازك الإلكتروني.

رتب أولويات عملك باستمرار

حدد المهمة الهامة التي يجب القيام بها أولاً. يمكن أن يساعدك استخدام مخطط أسبوعي في تذكيرك بأهدافك قصيرة المدى مثل مراجعة المحاضرات والدراسة للامتحانات. يمكن أن يساعد المخطط أيضاً في تنظيم المهام غير الأكاديمية التي تحتاج إلى إنجازها حتى تتمكن من الحصول على صورة واضحة لما سيكون عليه يومك / أسبوعك. يساعدك المخطط السنوي في التخطيط لعملك على مدار فصل دراسي وإعدادك للأشهر المقبلة للمواعيد النهائية المهمة والأحداث القادمة.

ابحث عن مكان ووقت مخصص للدراسة

حدد مكاناً للدراسة يكون فيه خالياً من إلهاء الأصدقاء أو أفراد الأسرة أو الهوايات. حارب الرغبة في استخدام هاتفك الخلوي أو الانخراط في الرسائل النصية والشبكات الاجتماعية. وإذا كانت المساحة المخصصة لك مشغولة، فخطط لتغيير المكان مثل المكتبة أو المقهى المحلي.

خصص وقتك لتحقيق أقصى استفادة منه

سيساعدك إنشاء جدول أسبوعي على تحديد مقدار الوقت الذي تقضيه في أنشطتك الأكاديمية وغير الأكاديمية اليومية / الأسبوعية، ومقدار الوقت الإضافي الذي لديك قبل إضافة أي التزامات إضافية. خصص بعض الوقت في جدولك للاسترخاء لتصفية ذهنك.

اعرف طريقة الدراسة المثلى

حدد أفضل الأوقات والمواقف لك للدراسة والعمل بكفاءة. سواء كنت تدرس في المنزل مع الموسيقى كخلفية أو بهدوء في المكتبة، فإن معرفة تفضيلاتك الدراسية سيجعلك طالباً يتسم بالكفاءة والفعالية.

اطلب المساعدة عندما تحتاجها

دع أفراد الأسرة يعرفون جدول دراستك ولا تتردد في طلب المساعدة. إذا فهم أفراد الأسرة أهدافك الأكاديمية ودعموها، فسيكون التعامل مع الحياة الدراسية أسهل بالنسبة لك.

لا تخف من أن ترفض

من الصعب أحيانًا قول لا. ومع ذلك، إذا كنت بحاجة إلى الدراسة لامتحان أو إنهاء مهمة ما، فعليك أن تتعلم كيف تقول لا. ارفض بأدب وكن واضحاً مع أسبابك. تفاوض على وقت تكون فيه حراً في الامتثال للطلب أو الاختلاط بأصدقائك.

راجع ملاحظاتك بانتظام

راجع ملاحظاتك قبل الفصول الدراسية لتحديث ذاكرتك بالموضوعات التي تمت مناقشتها مسبقاً. بعد الفصل، أعد الكتابة أو اكتب ملاحظات إضافية فاتتك. ستساعدك مراجعة ملاحظاتك على الاستعداد للصف التالي والتفكير في الأسئلة التي قد تطرحها للتوضيح. ^[1]  

تنظيم الوقت للدراسة عن بعد

من طرق تنظيم الوقت للدراسة عن بعد ما يلي:

قم بالتخطيط المستقبلي

على الرغم من المرونة في كونك طالباً تدرس عن بعد، فمن المهم أن تشارك بشكل متكرر في دراساتك على مدار الأسبوع. وفر الكثير من الوقت لتفريغ القراءات والواجبات والمناقشات عبر الإنترنت المطلوبة ووفر خطة دراسية أسبوعية أو شهرية.

لا تقم بأكثر من مهمة في وقت واحد

تجنب تعدد المهام، والذي يمكن أن يقلل إنتاجيتك بالفعل. ركز على مهمة واحدة في كل مرة وركز على المهمة المحددة المطروحة، سواء كانت الدراسة لامتحان، أو قراءة كتاب مدرسي، أو إرسال بريد إلكتروني إلى أستاذ، أو المشاركة في منتدى عبر الإنترنت. رتب مهامك حسب الأهمية، وانتبه إلى المهام الثلاث أو الأربع الحاسمة التي تتطلب أكبر قدر من الجهد.

امنع مصادر الإلهاء

تأكد من تجنب تصفح الويب بشكل مفرط. من السهل أن تشتت انتباهك بالأخبار أو من موقع المشاهير المفضل لديك. حافظ على تركيزك وتجنب الفيسبوك أو التيك توك وأدوات الوسائط الاجتماعية الأخرى عندما تحتاج إلى التركيز على دراستك.  ^[2]  

تنظيم الوقت للأطفال

هذه بعض النصائح لتنظيم الوقت للأطفال:

• تحديد موعد النوم.
• حول روتين طفلك إلى قائمة يجب تحقيقها.
• اطلب من الأطفال صنع تقويمات ومواعيد خاصة بهم.
• علم الأطفال تنظيم الوقت والتخطيط.
• لا تبالغ في وضع جدول للأطفال.
• ضع وقتاً للفراغ واللعب.  ^[3]  

تنظيم الوقت مع وجود أطفال

مع بدء العام الدراسي، تستعد العائلات، وتملأ جداولها لمواجهة التحدي المتمثل في إدارة الالتزامات المتعددة. تعتبر الموازنة بين العمل والأسرة مشكلة لكل أسرة تقريباً وإيجاد التوازن الصحيح يمكن أن يشعر بالارتباك التام. ومع ذلك، هناك بعض الاستراتيجيات التي يمكن أن تساعد العائلات على التأقلم وطرق تنظيم الوقت مع وجود الأطفال تكمن في أبرز ما يلي:

ضع الأولويات

مع وجود الكثير من المطالب في عصرنا، من الصعب أن نقدم كل شيء للجميع. قد يكون لديك عدد من الأدوار والأهداف في حياتك. تريد أن تكون ناجحاً في العمل، وتتمتع بعلاقة زوجية صحية، وتكون والداً مشاركاً، لذلك عليك بترتيب الأولويات.

خطط وافعل الأشياء مسبقاً

أسابيع العمل هي التي يميل فيها معظمنا إلى أن يكون أكثر انشغالاً. من خلال الاستعداد للوصول إلى أول يوم من الأسبوع، يمكنك تخفيف ضغوط الأسبوع المقبل. احتفظ بتقويم العائلة معلقاً على الثلاجة، وجاهزاً بشكل مسبق.

انشاء عادات معينة في حياتك

حدد وقتاً لضمان وجود وقت للعائلة. قضاء يوم بفيلم عائلي أو ليلة ألعاب. اجعل وقت الطعام وقتاً عائلياً مقدساً عندما تجلسون لتناول العشاء وتتناوبان على مشاركة أحداث اليوم.

ابحث عن وقت للمرح

ضع في اعتبارك أن العمل ليس سوى جزء واحد منك، لذلك من المهم أن تستمتع بحياتك وتخصص وقتاً للمرح. ابحث عن فرص للاستمتاع بالحياة في المنزل والعمل. ابحث عن المرح في الأشياء. استمتعوا.  ^[4]  

أفكار لتنظيم الوقت

يفكر الناس في طرق لتنظيف الوقت، والعديد من أفكار تنظيم الوقت، وفيما يلي نذكر أبرزها:

فكرة 86,400 ريال

هذا النشاط الإداري اسمه لأول مرة 86,400 ريال. إنه تمرين ممتاز لفهم أهمية استخدام الوقت بحكمة. يمكنك اللعب بمفردك أو مع مجموعة من الزملاء أو أفراد العائلة.

فيما يلي القواعد:

• كل شخص لديه 86400 ريال لإنفاقها
• يمكنك فعل أي شيء بهذه الأموال، باستثناء مضاعفة مجموعها الحالي
• يجب أن تنفقه خلال يوم واحد. وإلا ستفقدها.
• ولا يمكنك إيداع المزيد من الأموال يومياً

الآن:

• اطلب من فريقك كتابة كيف سينفقون مبلغ 86400 ريال.
• عندما يكمل الجميع قائمتهم، اجمع فريقك وناقش سبب وكيفية إنفاق الأموال.

 كما خمنت الآن، لا يتعلق نشاط إدارة الوقت هذا بالمال. يحتوي كل يوم على 86400 ثانية وكيف تختار إنفاقها تصنع عالماً من الاختلاف. ماذا يحدث عندما تقترب من وقتك بهذا النوع من العقلية؟ يمكنك إدارة أنشطتك اليومية بشكل أفضل وتحقيق أقصى استفادة من الأشياء التي تختار متابعتها. اكتب هذا التذكير واحتفظ به بالقرب من مكان عملك حتى تتذكره يومياً.

الجزيرة النائية

في مرحلة ما من حياتك، ربما طُرح عليك السؤال التالي: "إذا تقطعت السبل بك في جزيرة نائية وكان بإمكانك أن تأخذ معك ثلاثة أشياء فقط، فماذا ستحضر؟" اجتمع مع مجموعة من الأشخاص واجعلهم جميعاً يتصورون أنهم محاصرون في جزيرة نائية.

الآن:

ضع حداً زمنياً. امنح الجميع دقيقتين لكتابة العناصر التي سيحتاجون لأخذها إلى الجزيرة. اشرح لهم أنهم سيحصلون على نقاط للعناصر الأساسية ولن يحصلوا على نقاط للعناصر غير الأساسية. بالنسبة للكثيرين، يمكن أن يكون هذا النوع من الألعاب بمثابة صدمة. لماذا؟

حسناً، إذا لم تكن معتاداً على إدارة وقتك، فإن تحديد أولوياتك وكيف يمكن أن تعمل لصالحك في فترة زمنية محدودة قد يكون أمراً صعباً. تجبر هذه اللعبة جميع اللاعبين على التفكير ليس فقط فيما يحتاجون إليه، ولكن كيف يمكنهم الحصول على المزيد من النقاط في الإطار الزمني المطلوب. هذا مشابه جداً لحياتك المهنية.  ^[5]  

طرق تنظيم الوقت عديدة ومتنوعة، وذكرنا أبرزها، ولكن لا تنسي توفير الوقت لعائلتك وأطفالك وأحبائك.