إتيكيت المراسلات الرسمية

عندما نتحدث عن إتيكيت المراسلات الرسمية، فتجدر الإشارة إلى أننا في عصر التكنولوجيا وغالباً فإن هذه المراسلات تتم على شكل بريد إلكتروني، وبطبيعة الحال فإن المراسلات الرسمية عبر الإيميل هي تطور وتقدم، وهو ما سنوضحه في أهمية استخدام الإيميل للمراسلة الرسمية.

آداب المراسلات الإلكترونية

• يجب أن تُجرى المراسلات عبر البريد الإلكتروني في حال كانت تسمح بذلك، لذا فإن أول سؤال تطرحه على نفسك قبل البدء بكتابة الإيميل هو هل أحتاج إلى استخدام الإيميل بهذا الشأن، في حال كانت الإجابة لا فيجب استخدام الهاتف أو زيارة الطرف الآخر.
• توجه الرسالة الإلكترونية عادةً إلى أشخاص أصحاب قرار وآخرين على اطلاع بالأمر أو ذو شأنٍ فيه، وهنا يجب أن تضع صاحب الإجراء أو الاستجابة والقرار في الخط الرئيسي للمرسل إليهم، أما من يجب أن يبقى على معرفة فقط بالمستجدات حول هذا الأمر فيتم وضعهم في قائمة Cc، في حين أن قائمة Bc تتشابه مع Cc إلانها تشمل أشخاص غير مرئيين لباقي المستلمين.
• لا تُستخدم المراسلات الإلكترونية عند الغضب، فلا يمكن إرسال بريد إلكتروني يحمل الأخبار السيئة أو خبر طرد عميل، أو الحديث عن أخطاء ومشاكل أخرى، لأن البريد مكان رسمي ولا يمكن حل مثل هذه المشكلات من خلاله، كما أن البريد يبقى للأبد وبالتالي يجب الحذر في استخدامه.
• الرد في الوقت المناسب وليس السريع، أي أن الرد على الإيميل يجب أن يكون في غضون 24-48 ساعة، ففي حال كنت تعمل بأعمال طارئة أو كنت منشغلاً فلا تقلق من سرعة الرد. ^{[1]   [2]}  

أهمية المراسلة الرسمية باستخدام الإيميل

• بات استخدام الإيميل في المراسلات الرسمية ضرورة كونه وسيلة المراسلة الرقمية السريعة والتي تظهر جانباً من التطور، كما أنها تقطع كافة المسافات وتعطي فرصة للوصول لأكبر عدد من الأشخاص المستهدفين في ذات اللحظة.
• الصورة الاحترافية والمهنية العالية التي يظهرها البريد الإلكتروني عنك وعن الشركة التي تعمل بها.
• الكفاءة التي توفرها رسائل البريد الإلكتروني المتقنة والتي تعطي فاعلية أعلى مقارنة بالإيميل غير المتقن أو السيء.
• الحماية من السؤولية هي أكثر ما يفيد عند استخدام الإيميل، فهو وسيلة لتوثيق المجريات، خاصة عندما تكون على معرفة بمخاطر الإيميل وطريقة استخدامه للحماية، فمثلاً يمكن استخدام الإيميل لتوثيق أي اتفاق جرى عبر الهاتف، من خلال إرسال إيميل فوري بعد الانتهاء من الاتصال.^{[1]   [2]}

قواعد وإتيكيت كتابة الإيميل

• قدم نفسك: إن كنت غير متأكد من أن المستلم يعرفك أو يعرف الإيميل الخاص بك، فعليك أن تقدم نفسك بإيجاز له، بذكر الاسم والمسمى الوظيفي واسم الشركة.
• الحذر مع المعلومات السرية: في إتيكيت الإنترنت يجب الحذر عموماً من المعلومات الحساسة، لذا تجنب مناقشة المعلومات السرية مثل معلومات مرتبطة بصفقة تجارية أو معلومات ضريبية مرتبطة بشخص معين بالإيميل.
• الاختصارات: تجنب استخدام الاختصارات لكلمة أو مصطلح معين، لأن الاختصارات هي أبعد ما يكون عن الكلام الرسمي، كما أنها تنم عن عدم مهنية وإتقان في كتابة الإيميل، إلى جانب ذلك توقع أن احتمالية عدم فهم الطرف الآخر هذه الاختصارات.
• علامات التعجب: من الممكن استخدامها في كتابة الإيميل ولكن لمرة واحدة فقط، أي بعلامة تعجب واحد في الإيميل وعند الحاجة، كي لا تبدو شخص غير رسمي أو بعقلية صبيانية.
• الترتيب: لا يمكن أن تكون محترفاً في عملك وأن ترسل الإيميل بحالة فوضوية، مثل الإكثار من علامات الترقيم أو الأقواس دون سبب، أو استخدام خطوط غير متناسقة أو ألوان غير واضحة، إل جانب ضرورة عمل فراغ بين التحية ومحتوى الرسالة، وكذلك الختام.
• عنوان الإيميل: يجب أن تضع صلب الموضوع وباختصار في عنوان الإيميل، وذلك لأن الإيميل غالباً ما يكتظ بالرسائل لدى المستلم، لذا عليك أن تلفت انباهه للإيميل وفتحه مباشرةً من العنوان الظاهر له، بحيث يكون العنوان ضمن 6-7 كلمات فقط، وفي حال الرد عليك أن تقوم بتغيير العنوان في حال تغير الموضوع في الإيميل.
• المرفقات: عليك أن تعطي المستلم إشارة بوجود مرفقات في الإيميل في نهاية الرسالة، مع توضيح لطبيعة هذه المرفقات ومواضيعها.
• الإيجاز: حاول أن تجعل الإيميل مختصر وموجز قدر الإمكان، بحيث يكون واضحاً ويرسل المرجو منه دون إسهاب.
• الشكر: ابدأ الرسالة بشكر الأشخاص المستهدفين كنوع من الاحترام، حاول أن تجد سبباً لشكرهم كأن تقول شكراً على اتصالكم، أو شكراً على الرد السريع أو أي طريقة أخرى قبل البدء بطرح الموضوع.
• التوقيع: عليك أن تصنع توقيع خاص بك، وهذه أحد ميزات الإيميل، حيث يكون توقيع ثابت ويظهر بشكل تلقائي في كل الرسائل التي تُرسلها، بحيث تضع فيه اسمك مع رقم الهاتف واسم الشركة الخاصة بك وأي معلومات للتواصل.^{[1]   [2]}

إن استخدام الإيميل وطرق التواصل الرقمية هو أول قواعد إتيكيت المراسلات الرسمية في عصرنا الحديث، لذا فإن تعلم قواعد وآداب استخدام الإيميل والمراسلات الإلكترونية هو ما تحتاج إليه.